Новые правила выдачи денег подотчет

Новые правила выдачи денег подотчет

Выдавать подотчетные деньги можно без заявлений. Сотрудник также вправе получить новый подотчет до того, как отчитался за предыдущий. Это главные изменения в работе с подотчетными суммами, которые действуют уже с 19 августа 2017 г.

Банк России изменил порядок ведения кассовых операций указанием от 19.06.17 № 4416-У. Кассовую книгу с 19 августа может вести любой сотрудник бухгалтерии, а не только кассир (п. 4.6 Порядка). Чтобы воспользоваться поправкой, внесите изменения в должностную инструкцию сотрудника, которому поручите вести кассовую книгу. Установите работнику доплату, ее достаточно согласовать в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 2 ст. 151 и ст. 72 ТК РФ). Вносить изменения в штатное расписание не требуется.

Кассовые документы с 19 августа можно оформлять на основании фискальных документов (п. 4.1 Порядка). «Приходники» и «расходники» допустимо оформлять электронно (п. 5 и 6 Порядка). Но для этого потребуется усиленная квалифицированная подпись. Печатать квитанции «приходников» необязательно, их можно отправлять на электронную почту тому, кто вносит деньги.

Но в случае с «расходниками» электронная подпись должна быть и у получателя денежных средств. На практике у «физиков» ее часто нет, поэтому они не смогут заверить документ подобным способом. Тогда безопаснее оформлять расходный кассовый ордер привычным способом на бумаге

Выдать деньги под отчет можно либо по заявлению сотрудника, либо на основании распорядительного документа (п. 6.3 Порядка, утв. указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, далее — Порядок). Это может быть приказ, распоряжение или другой документ. Например, приказ о направлении сотрудника в командировку. Раньше выдать деньги под отчет можно было только на основании заявления сотрудника.

Требования к составу документа прежние. И в заявлении, и в распоряжении пишите сумму и срок, на который компания выдает деньги под отчет. Завизировать документ должен руководитель. Если выдать деньги под отчет без заявления или распорядительного документа, налоговики могут посчитать, что раз нет документов, нет и подотчетных. Тогда их сумму прибавят к остатку по кассовой книге, и если сальдо будет выше лимита, посчитают, что он превышен. Инспекторы штрафуют за это нарушение до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Отсутствие заявления нарушает порядок выдачи наличных, а не ведения кассовых операций, и за это нельзя штрафовать.

Главное, чтобы и в заявлениях, и в распорядительных документах на выдачу денег под отчет была сумма наличных денег, срок, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Форма заявления и распорядительного документа — произвольная. Составлять их безопаснее и когда выдаете деньги под отчет на зарплатные карты. Иначе есть риск, что налоговики и банк могут решить, что это не подотчетные, а другие доходы, и потребовать с них НДФЛ.

Сотруднику можно выдать новую сумму под отчет в любой момент. Выдать деньги можно, даже если сотрудник не отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Порядка).

Срок отчета остался прежним. Сотрудник обязан отчитаться по подотчетным суммам в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдавались деньги (п. 6.3 Порядка). На какой период выдать деньги, вы определяете сами. Можно установить разные сроки в зависимости от должности сотрудника. Исключение — подотчет на командировку, за него сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после того, как вернулся из служебной поездки.

Что меняется

Когда вступает в силу

Как было

Как стало

№ Документа

Правила выдачи денег под отчет

с 13 октября 

Приказ для выдачи денег под отчет составляли для каждого подотчетника

Деньги можно выдать на основании одного приказа.

Выдавать подотчет наличными можно любым из двух способов — по заявлению работника или по распорядительному документу. Правило действует с 19 августа.

Письмо от 13 октября 2017 года № 29-1-1-ОЭ/24158)

Минфин уточнил, можно ли выдать подотчетные работнику на карту

с 19 августа 2017 года

-

Компания вправе выдать сотруднику деньги под отчет на зарплатную карту.

Порядок расчетов с подотчетными лицами пропишите в учетной политике. Чтобы уменьшить риск налоговых претензий, в платежном поручении укажите, что перечисляете подотчетные суммы.

Получите от сотрудника документы, подтверждающие оплату банковской картой, например кассовые чеки, банковскую выписку по карте и т. п. Такие рекомендации Минфин России давал в более раннем письме — от 25.08.14 № 03-11-11/42288.

письмо Минфина России от 21.07.17 № 09-01-07/46781

ЦБ назвал 6 обязательных реквизитов для приказа на подотчетные

с 19 августа 2017 года

К приказу на подотчетные не было требований, так как выдать наличные можно было только по заявлению сотрудника.

Оформляйте приказ или другой распорядительный документ на каждую выдачу наличных, на которую нет заявления работника. Выдавать подотчетные деньги только по расходному ордеру нельзя.

Проверьте, чтобы в приказе были шесть обязательных реквизитов — без них инспекторы моугт решить, что никакой выдачи наличных под отчет не было, и оштрафуют на 50 000 руб. за нарушение кассового порядка:

1. ФИО лица, которому выдаете деньги под отчет

2. Сумма к выдаче

3. На какой срок выдается наличность

4. Подпись руководителя

5. Дата

6. Регистрационный номер приказа.

Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-ОЭ/20642

Правила выдачи денег под отчет 

с 19 августа 2017 года

Деньги под отчет выдают, если закрыт ранее полученный аванс

Выдавать деньги можно, даже если работник не погасил предыдущий подотчет. Требование о закрытии ранее выданного аванса убрали.

Указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У

Порядок оформления кассовой книги 

с 19 августа 2017 года

Записи в кассовой книге ведет кассир

Кассовую книгу сможет вести не только кассир, но и другие уполномоченные лица

Указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У

Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров 

с 19 августа 2017 года

На приходниках и расходниках, в кассовой книге ставят подписи

Подписи ставят только на бумажных документах. Для электронных кассовых ордеров и кассовой книги предусмотрены электронные подписи

Указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У

Порядок ведения кассовых операций 

с 19 августа 2017 года

Все кассовые операции оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами при их совершении. Приходники допустимо оформлять на общую сумму на основании контрольной ленты ККТ и БСО

И приходники, и расходники можно будет оформлять по окончании ведения кассовых операций на основании фискальных документов.

Речь идет о документах, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа»

Указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У

Утверждены сроки перехода на онлайн кассы

Первый этап перехода — с 1 февраля 2017 года

Не было понятно, с какого числа начинать применять онлайн ККТ

С 1 февраля 2017 года зарегистрировать можно только новые ККТ. С 1 июля 2017 года старая техника должна быть заменена на новую. 

Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ

Вмененщики и предприниматели на патенте могут перейти на онлайн-кассы позднее

Переход для ЕНВД и патента — с 1 июля 2018 года

Не было понятно, как переходить на онлайн ККТ тем, кому было разрешено вообще не применять ККТ

все льготы по неприменению ККТ отменяются, на ЕНВД и патенте нужно перейти на онлайн ККТ с 1 июля 2018 года

Пункт 7 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ

Некоторые виды деятельности освобождены от онлайн-касс

С 1 февраля 2017 года

Перечень освобожденных видов деятельности был меньше

Не применять какие-либо ККТ можно тем, кто: — продает газеты, мороженое, билеты на проезд в транспорте, овощи и фрукты (вразвал в сезон); — обеспечивает питанием учащихся в учебных заведениях; — торгует на розничных рынках, ярмарках; — занимается мелкими бытовыми услугами: ремонтом обуви, металлоремонтом, изготовлением ключей, присмотром и уходом за детьми, престарелыми, инвалидами; — торгует продовольственными и непродовольственными товарами в пассажирских вагонах поездов, с ручных тележек, велосипедов, корзин, лотков; — продает из автоцистерн квас, молоко, растительное масло, живую рыбу, керосин; — принимает от населения стеклопосуду и утильсырье; — реализует изделия народных художественных промыслов; — занимается вспашкой огородов и распиловкой дров; — оказывает услуги носильщиков на вокзалах. Предприниматели при сдаче в аренду жилых помещений, принадлежащих им на праве собственности, также освобождены от использования касс. 

Статья 1 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ

Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров уточнят (проект)

По истечении 10 дней после официального опубликования Указания (ожидается с 1 июля 2017 года)

При внесении денег вносителю выдают корешок приходного кассового ордера

Если приходник оформлен электронно, квитанцию вносителю по его просьбе можно направлять на электронную почту

Указание "О внесении изменений в Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У (находится на регистрации в Минюсте).

Бумажные БСО отменены

С 1 июля 2018 года

До 1 июля 2018 года компании и ИП, оказывающие услуги населению, смогут применять БСО в прежнем порядке. То есть бланки можно заполнять от руки или распечатывать с помощью автоматизированных систем

Правила выдачи бланков строгой отчетности существенно изменятся. Продавцам понадобится отправлять данные о выданных БСО в электронном виде в налоговую. Порядок передачи БСО в налоговую будет таким же, как и при отправке кассовых чеков

Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ


Материал предоставлен: Бровкина Ольга Владимировна, тел.: (495) 622-00-00 (внутренний 298), ком. 704, e-mail: brovkina@asmap.ru